営業リストのテンプレート：
Excel・スプレッドシートで使える項目と管理のコツ

1 テンプレートを作る前に決めておくこと

他社が作った表をそのまま使い始めると、使わない列が並んで入力が面倒になったり、必要な列が足りずにメモ欄へ何でも書き込むようになったりして、やがて誰も表を信用しなくなりがちです。表の形を決める前に、次の3つを決めておくと、列の選び方に迷いにくくなります。

管理する場所は、今の社内の道具に合わせて選べば十分です。Microsoft 365を使っていてファイルをOneDriveやSharePointに置くならExcel、ブラウザで複数の人が同時に更新することが多いならGoogleスプレッドシートが扱いやすいでしょう。商談の中身まで同じ表で追うようになったら顧客管理の仕組みへ移す時期ですが、その場合も、ここで決める列と入力の決まりが移し替えの設計図になります。

なお、営業リストを「どこから集めるか」については、営業屋のコラム営業リストの作り方完全版｜無料〜有料・精度を上げる方法【2026】や、リスジェネのコラム【2026年最新】営業リストの作り方完全ガイド｜成果を出す15のチェックリストで詳しく扱っています。本記事は、集めた会社を入れておく「表の形」と、その表を使い続けるための「管理」に絞って解説します。

2 目的別に必要な列（テレアポ・フォーム営業・メール・訪問）

営業リストの列は、どの手段でも使う「共通の列」と、手段ごとに欠かせない「手段の列」、そして連絡した結果を残す「管理の列」の3種類に分けて考えると整理しやすくなります。次の表では、◎を欠かせない列、○をあると便利な列、－を使わないことが多い列として、4つの手段ごとに必要な列をまとめました。

テレアポ用のリスト

電話で営業する場合は、代表電話と次の連絡日が欠かせません。電話は一度でつながらないことが多く、記録がないと短い間隔で何度もかけたり、かけ直しを忘れたりします。かけた回数は列を増やすより、別のシートに「電話の記録」を1回1行で残し、リストには最終連絡日と状態だけを持たせると、表が横に長くなりすぎません。電話に向いたリストの集め方や架電の記録の付け方は、リスジェネのコラムテレアポリストの作成方法｜無料の集め方・作成ツール・AI活用の注意点で詳しく解説しています。

フォーム営業用のリスト

問い合わせフォームから連絡する場合は、ホームページとは別に、フォームのページのURLを列にしておくと作業が速くなります。フォームに営業お断りの注意書きがあれば、その結果も記録しておきます。問い合わせフォームのURL付きのリストの作り方は、営業屋のコラムフォーム営業リストの作り方｜問い合わせフォームURL付き企業リストの手順が参考になります。

メール用のリスト

メールで営業する場合は、メールアドレスに加えて「そのアドレスをどこで知ったか」を残す列が大切になります。広告や宣伝のメールには特定電子メール法の決まりがあり、同意の記録や受信を拒否された相手の扱いが関わるためです（第8章で触れます）。配信の進め方はメールDM営業の成功法則：開封率・返信率を最大化するリスト選定と配信テクニックもあわせてご覧ください。

訪問用のリスト

訪問する場合は、番地や建物名まで入った住所と、都道府県・市区町村を分けた列があると、地域ごとに並べ替えて回る順番を決めやすくなります。訪問の前には電話などで約束を取ることが多いので、代表電話と次の連絡日も持たせておくと使いやすくなります。

3 そのまま写せる営業リストのテンプレート見本

前の章の◎の列を中心に、どの手段にも使える形にまとめた見本です。1行目に見出しとして写し、2行目から1社ずつ入力します。下の3行は想定の例で、会社名や番号は実在しない書き方にしています。

見出しと同じくらい大切なのが、各列に「何を、どの形で入れるか」の決まりです。次の表を別のシートに「入力の決まり」として貼っておくと、担当者が増えても書き方がそろいます。

4 列の作り方のコツと入力の決まり

見出しが決まったら、入力のしかたをそろえます。絞り込みや並べ替え、重複の確認、状態ごとの集計は、どれも「同じものが同じ書き方で入っている」ことを前提に動くからです。

1社1行、1つのセルには1つの情報

営業リストの基本は、1社を1行で表し、1つのセルには1つの情報だけを入れることです。連絡のたびに行を増やしたり、電話番号のセルに代表と直通の2つの番号を書き込んだりすると、絞り込みや重複の確認が正しく働きません。連絡の履歴は別のシートに「日付・会社のNo.・手段・結果」を1回1行で残します。

また、見出しは1行目の1行だけにし、表の途中に空の行や小計の行、セルの結合を入れないようにしておくと、フィルターや並べ替えをかけたときに範囲が途中で切れたり、行がずれたりするのを防げます。

選択肢にする列を決める

状態・業種・規模・都道府県・営業お断りのように、入る値の種類が決まっている列は、手入力させずに選択肢から選ばせます。手入力にすると、同じ「連絡済み」でも「連絡済」「済み」「TEL済」とばらばらに書かれ、絞り込んだときに漏れが出るからです。Excelでは「データ」タブの「データの入力規則」で入力値の種類に「リスト」を選び、元の値に選択肢の一覧を指定するとドロップダウンリストを作れます。Microsoftのサポートによると、選択肢の一覧をExcelのテーブルにしておくと、項目を足したり消したりしたときにドロップダウンにも反映され、エラー メッセージのスタイルを「停止」にするとリストにない値の入力を止められます。Googleスプレッドシートでは「挿入」の「プルダウン」、または「データ」の「データの入力規則」からプルダウンを作れます。

日付は「年・月・日」の順に、日付として入れる

最終連絡日や次の連絡日は、「10/5」「10月5日ごろ」「来週」のように書き方がまちまちだと、日付の順に並べ替えたり、今日より前の予定を色で知らせたりすることができません。「2026/10/05」のように年から書き、文字ではなく日付として入力するよう決めておきます。Excelのデータの入力規則では、入力値の種類に「日付」を選んで、日付以外を受け付けないようにすることもできます。

電話番号の書き方をそろえる

電話番号は、書き方がそろっていないと重複に気づけない列の代表です。総務省の「電話番号に関するQ&A」によると、固定電話の番号は「0」に続けて市外局番・市内局番・加入者番号で構成され、市外局番の桁数は地域によって異なります。数字だけの番号を見て自分でハイフンを入れると、区切る位置を間違えるおそれがあるため、ハイフンはホームページなどに載っている表記どおりに写すか、「ハイフンを付けない」と決めて数字だけで入れるかのどちらかに統一しましょう。

もう1つ気をつけたいのが数字の自動変換です。Microsoftのサポート「先頭のゼロおよび大きい数値の保持」は、Excelが先頭の0を取り除き、大きな数値を指数表記に変換すること、有効桁数は15桁までであることを説明しています。ハイフンなしの電話番号は先頭の「0」が消えることがあるので、列の表示形式を「文字列」にしてから入力するか、先頭にアポストロフィ（'）を付けて入力します。同じ記事では、Microsoft 365などではこの自動変換を設定で切り替えられることも紹介されています。

会社名の書き方をそろえる

会社名は「株式会社」と「(株)」、前株と後株、全角と半角の英数字といった表記ゆれが起こりやすい列です。登記どおりの正式な商号で入れること、略さないこと、英数字は全角か半角のどちらかにそろえることを決めておきます。すでに表記がばらばらになってしまったリストを整える手順は、リスジェネのコラム名寄せ・データクレンジングのやり方｜営業リストの重複をなくす手順で解説しています。

5 法人番号を鍵にして重複を防ぐ

同じ会社が2行あると、別々の担当者が同じ日に電話をかけたり、一方の行の「お断り」の記録が見落とされたりします。会社名で探すと、表記ゆれや社名の変更で見逃しやすく、同じ名前の別の会社もあります。そこで役に立つのが、国税庁が指定する法人番号です。

法人番号が重複確認の鍵に向いている理由

国税庁の法人番号公表サイトのよくある質問によると、法人番号は12桁の基礎番号の前に1桁の検査用数字を付けた13桁の番号で、一度指定された法人番号は変更されません。また、法人番号は1法人に対して1つだけ指定され、支店や事業所に別の番号が指定されることはないと説明されています。社名や所在地が変わっても番号は同じなので、会社名よりも確実に「同じ会社かどうか」を見分けられます。法人番号公表サイトでは、商号又は名称・本店又は主たる事務所の所在地・法人番号の基本3情報が公表されているので、リストに入れた番号が正しいかを確かめることもできます。

さらに同サイトのよくある質問によると、清算の結了などがあった法人も、法人番号・名称・所在地が引き続き公表され、あわせて清算の結了等の事由が生じた旨とその年月日が公表されます。古いリストを見直すときに、法人番号で検索すれば、すでに活動を終えた会社を見分ける手がかりになります。

法人番号が使えない相手の扱い

国税庁法人番号管理室のパンフレット「法人番号について」には、個人事業者や民法上の組合、有限責任事業組合などは法人番号の指定対象外と書かれています。個人事業主の行は法人番号が空欄になるため、代表電話やホームページのURLで重複を確かめるか、自社で決めた管理番号を鍵の代わりにします。支店ごとに連絡する場合は、法人番号だけでは支店を区別できないので、「法人番号＋拠点名」で1行とするなど、何を1行とするかを先に決めておきましょう。

13桁の番号は文字列として扱う

法人番号は数字だけの13桁なので、Excelにそのまま入力したり、CSVをそのまま開いたりすると、数値として扱われて指数表記で表示されることがあります。前の章で触れたMicrosoftのサポートの説明どおり、法人番号の列も表示形式を「文字列」にしておきます。さらに、Excelのデータの入力規則で入力値の種類を「文字列 (長さ指定)」にし、13文字だけを受け付けるようにしておくと、桁の打ち間違いに気づきやすくなります。

重複に色を付けて気づく

重複を見つけるには、条件付き書式で同じ法人番号が2回以上出てくるセルに色を付けておく方法が手軽です。Excelでは「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」の「重複する値」を選ぶ方法のほか、Microsoftのサポートでは「数式を使用して、書式設定するセルを決定」のルールに =COUNTIF($A$2:$A$400,A2)>1 のような数式を使う例が紹介されています。Googleスプレッドシートでも「表示形式」の「条件付き書式」で「カスタム数式」を選び、ヘルプにあるように =COUNTIF($A$1:$A$100,A1)>1 のような数式で重複に色を付けられます。範囲は、法人番号を入れている列に合わせて書き換えます。第3章の見本では法人番号はB列なので、Excelなら =COUNTIF($B$2:$B$400,B2)>1 のようになります。

気をつけたいのは、入力規則だけでは重複を防ぎきれないことです。Microsoftのサポート「データの入力規則に関する詳細」は、データがコピーやオートフィルで入力された場合はメッセージが表示されないと説明しています。CSVから貼り付けた行は入力規則の確認を通らないので、取り込んだ後に色の付いた行がないかを見る、という手順を決まりにしておきましょう。なお、Excelの「データ」タブにある「重複の削除」は、Microsoftのサポートが注意しているとおり、削除したデータは元に戻せないため、使う前に元の表を別のシートやブックに写しておくと安心です。

6 状態（ステータス）の決め方と色分け

「状態」の列は、表を開いた人が「この会社に次に何をすればよいか」を一目で判断するためのものです。多すぎると人によって判断が分かれ、少なすぎると次の行動が分かりません。ここでは6つに分ける例を紹介します。

上の表の「次にすること」に何度も出てくる次の連絡日は、状態の管理を回すための要です。連絡済みや資料送付のまま次の連絡日が空欄の行は、誰も手を付けないまま埋もれてしまいます。状態を連絡済み・資料送付に変えるときは、次の連絡日も一緒に入れる、という決まりにしておきましょう。

「見送り」と「お断り」を分ける

いちばん大切なのが、「見送り」と「お断り」を分けることです。「今は予算がない」「来年度に検討する」は見送りで、時期が来たら改めて案内してよい相手です。一方、今後の営業の連絡をはっきり断られた場合や、営業お断りの表示がある場合はお断りとして、どの手段でも連絡しません。2つを同じ「NG」でまとめると、案内してよい相手まで外したり、断られた相手にまた連絡したりしてしまいます。

状態で行に色を付ける

状態ごとに行の色を変えておくと、表を開いたときに全体の進み具合がつかみやすくなります。Excelでは、色を付けたい範囲を選んで「条件付き書式」の新しいルールから「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、状態がL列にあるなら =$L2="お断り" のように列だけを$で固定した数式を入れると、その行全体に色が付きます。Googleスプレッドシートのヘルプでも、列Bの値が「Yes」の場合に行全体を緑色にする例として =$B1="Yes" というカスタム数式が紹介されており、同じ考え方で状態ごとにルールを作れます。Googleスプレッドシートのプルダウンは、選択肢そのものに色を付けることもできます。

次の連絡日を過ぎた行に色を付けるのも便利です。次の連絡日がN列にあるなら、=AND($N2<>"",$N2<=TODAY()) のような数式で、空欄ではなく今日以前の日付が入っている行に色を付けられます。毎朝リストを開いて色の付いた行から連絡すれば、かけ直しの漏れを減らせます。

ただし、色だけでは、色の見分けがつきにくい人や白黒で印刷したときに状態が分かりません。状態は文字でも残し、色は補助と考えましょう。状態ごとの件数は COUNTIF 関数で数えられるので、週に1回数えておくと進み具合を振り返る材料になります。追うべき数字の決め方は、リスジェネのコラム営業KPI設計の教科書：追うべき指標と改善法で扱っています。

7 Excelとスプレッドシートの便利な機能と共有の注意

ここまでに出てきた機能を、ExcelとGoogleスプレッドシートで並べます。機能の名前は、MicrosoftのサポートとGoogleの公式ヘルプの表記に合わせています（2026年10月に確認）。

フィルタは全員の表示に効く

Googleのヘルプ「データの並べ替えとフィルタ」は、フィルタを追加するとスプレッドシートにアクセスできるすべてのユーザーに同じフィルタが適用されると説明しています。自分の担当分だけを見たいときは、複数のユーザーが別々に使えるフィルタ表示を使います。Excelでも、Microsoftのサポートによると、共同編集中の並べ替えやフィルターはほかのユーザーの表示も変えます。これを避けるシート ビューは、SharePointかOneDriveに保存されたファイルでのみ使えます。

保護は「うっかり」を防ぐもの

選択肢の一覧や数式の列は、Excelの「校閲」タブの「シートの保護」や、Googleスプレッドシートの「データ」の「シートと範囲を保護」で守っておくと安心です。ただし、Googleのヘルプはこの保護がセキュリティ対策ではないと明記し、Microsoftのサポートも要素の保護は悪意のあるユーザーからブックを守るものではないと説明しています。見られてよい人の範囲は、次の共有の設定で決めます。

共有の範囲と権限を決める

Googleのヘルプ「Google ドライブのファイルを共有する」によると、一般的なアクセスを「制限付き」にするとアクセス権のあるユーザーだけがファイルを開けますが、「リンクを知っている全員」にすると、リンクを持っている人はGoogleアカウントにログインしなくてもファイルを使えます。営業リストは取引の予定や断られた記録を含む社内の情報なので、共有は「制限付き」にして、必要な人だけを追加するのが基本です。権限は閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者から選べ、同じヘルプによると編集者はファイルの共有や権限の変更もできるため、編集者は更新する担当者に絞りましょう。

誤って行を消したときのために、戻し方も確かめておきます。Googleスプレッドシートは「ファイル」の「変更履歴」から以前の版を復元でき、Excelは、OneDriveやSharePointに保存したファイルなら「ファイル」の「情報」から「バージョン履歴」を開けます。

8 担当者名など個人情報を含む列を入れるときの注意

担当者名や代表者名の列は便利な面もありますが、個人情報として扱うことになり、会社名と代表電話だけのリストとは気をつけることが変わります。

役員や担当者の氏名は個人情報にあたる

個人情報保護委員会の「よくある質問（個人向け）」A1-1は、法人の情報は個人情報に含まれない一方で、法人の役員等の氏名等の情報は個人情報に含まれると説明しています。同委員会のよくある質問（FAQ）Q2-6は、法人の代表者の情報や取引先企業の担当者名は個人情報にあたり、代表者の氏名等を個人情報として検索できるように体系的に構成したデータベースなら、その氏名等は「個人データ」にあたると考えられる、としています。

同委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」では、従業者が名刺の情報を業務用パソコンの表計算ソフト等を用いて入力・整理している場合が、個人情報データベース等にあたる例として挙げられています。担当者名の列があり、名前で並べ替えたり検索したりできる営業リストは、個人データとして扱う前提で管理しておくのが無難です。

利用目的・通知や公表・安全管理措置

個人情報保護法では、利用目的をできる限り特定すること（第17条）、個人情報を取得したときは、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに本人に通知するか公表すること（第21条）、取り扱う個人データの漏えいなどを防ぐために必要かつ適切な安全管理措置を講じること（第23条）などが定められています。通則編のガイドラインは、「事業活動に用いるため」のような抽象的な書き方では利用目的を具体的に特定したことにならない、と説明しています。

安全管理措置について、同じガイドラインは中小規模事業者向けの手法の例として、個人データを取り扱う機器とその機器を扱う従業者を明確にすること、個人データを含むファイルをメールなどで送るときはファイルにパスワードを設定すること、電子媒体などを持ち運ぶときは紛失や盗難を防ぐ方策をとることなどを挙げています。営業リストに当てはめると、次のような運用が考えられます。

• 1
  担当者名の列は、業務に必要なときだけ設ける
  会社の代表電話や問い合わせ窓口への連絡で足りるなら、個人の氏名は入れない。
• 2
  共有は必要な人だけにする
  「リンクを知っている全員」ではなく、制限付きで担当者を追加する。
• 3
  ファイルを送るときはパスワードを設定する
  ガイドラインの手法の例に沿って、メールで送る前に設定する。
• 4
  古くなった情報や不要になった列を見直す
  異動や退職で変わった担当者名は、確認日とあわせて更新するか消す。

メールの列と「営業お断り」の記録

メールアドレスの列を使って広告や宣伝のメールを送る場合は、特定電子メール法の決まりにも沿う必要があります。総務省と消費者庁の「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」では、送信者が同意を証する記録を保存すること（第3条第2項）や、送信をしないように求める通知を受けたときはその意思に反して送信してはならないこと（第3条第3項）が説明されており、受信拒否の通知を受けた際は記録を保存しておくよう勧めています。テンプレートの「入手元・確認日」と「営業お断り」の列は、こうした記録を残す場所としても使えます。営業リストの入手と個人情報保護法の関係は、リスジェネのコラム名簿業者・営業リストの購入は違法？個人情報保護法で見る線引きで詳しく取り上げています。

9 リスジェネのCSVをテンプレートに取り込む流れ

テンプレートの形が決まったら、あとは中身の会社を入れていきます。営業屋のAI営業リスト作成ツール「リスジェネ（ListGene）」は、AIが分析した100万社超の企業データベースから、業種・地域・規模などで絞り込んで営業リストを作るツールで、普段の言葉での検索や、似た会社の検索もできます。検索と一覧の閲覧は無料で、CSVをダウンロードするときだけ1件3円からの従量課金、初期費用と月額費用はかかりません。決済の最低額の関係で、ダウンロードは17件からです。

リスジェネのトップページの「CSVに含まれる30項目超の企業情報」の欄に挙がっている項目のうち、本記事のテンプレートの列に取り込めるものを対応させると、次のようになります。

このほか設立年度・FAX番号・インボイス番号・採用情報なども挙がっているので、優先順位付けに使うなら列を足します。状態や連絡日、営業お断りなどの管理の列は、自社で足して使います。

• 1
  条件で絞り込み、一覧を無料で確かめる
  業種・地域・規模などで絞り込み、狙いどおりの会社が出ているかを一覧で確かめます。トップページからサンプルCSVをダウンロードして、列の中身を先に見ておくこともできます。
• 2
  必要な分だけダウンロードする
  費用は件数×3円です。想定ケースとして300社分をダウンロードすると、3円×300件で900円になります。
• 3
  番号の列を文字列として取り込む
  Excelでは「データ」タブの「テキスト/CSV から」で読み込み、編集の画面で法人番号や電話番号の列のデータ型を「テキスト」にしてから読み込みます。Googleスプレッドシートでは「ファイル」の「インポート」で、テンプレートの「現在のシートに行を追加する」を選べます。
• 4
  テンプレートの列の順に並べ替えて貼り付ける
  上の対応表に沿って、CSVの列をテンプレートの列の位置に合わせます。
• 5
  法人番号で重複を確かめる
  条件付き書式で色が付いた行がないかを見て、すでにリストにある会社は記録をまとめます。お断りの記録がある会社は外します。
• 6
  管理の列を埋めてから使い始める
  状態を「未連絡」にし、入手元に「リスジェネ」とダウンロードした日を入れます。

10 よくある質問