お問い合わせフォームの書き方と例文
ビジネスで会社に問い合わせるとき

会社のホームページを見ていて、製品について知りたいことがあったり、見積もりや資料をお願いしたいと思ったりすることは、ビジネスの場ではよくあります。そのとき多くの会社では、ホームページにある問い合わせフォームから連絡を受け付けています。フォームは入力する項目があらかじめ決まっているため、書き方を知らないと、用件が伝わりにくかったり、相手の担当者が必要な情報を探すのに手間取ったりします。この記事では、問い合わせフォームとは何かとメールとの違いから始めて、書く順番、件名の付け方、質問・見積もり・資料の請求・打ち合わせ・取材・採用の場面ごとの例文、個人として書くときと会社の担当者として書くときの違い、返事を待つときの考え方、気をつけることまでを順に整理します。相手が最初の数行で用件をつかめる文章にすることが、フォームで丁寧に伝える一番の近道です。

問い合わせフォームとは｜メールとの違いを知る

問い合わせフォームとは、会社のホームページに用意された入力画面に、質問や依頼の内容を書いて送るための仕組みのことです。送られた内容は会社の受付の窓口に届き、入力したメールアドレスが記入されていれば、担当者からそのアドレス宛てに返信が届きます。メールと似ていますが、いくつか違う点があります。

フォームを使うときに大切なのは、入力欄ごとに、相手が知りたい情報を過不足なく書くことです。メールのように自由に書き進めると、必要な項目が抜けたまま送られてしまうこともあります。反対に、フォームには形式があるので、迷ったときは入力欄の説明文をよく読み、そこに書かれている内容に沿って書くと安心です。

問い合わせフォームは、同じ窓口に多くの人からの連絡が集まる仕組みでもあります。受付の担当者は、さまざまな用件を一度に見ることになるので、件名や最初の一文で、何についての連絡なのかが一目で分かるように書くことが、相手への思いやりになります。

フォームを送信すると、画面に送信が完了したという表示が出て、自動の返信メールが届くこともあります。自動返信が届けば、問い合わせが受け付けられたことが分かります。届かないときは、入力したメールアドレスに誤りがないか、迷惑メールの箱に入っていないかを確かめてください。

書く順番｜宛名・名乗り・用件・詳しい内容・期限・連絡先・結びの言葉

問い合わせの文章は、次の順番で書くと、相手が読みやすく、返事もしやすくなります。すべての項目が必要とは限らず、フォームに欄がないものは省いて構いません。それでも、この順番の考え方を知っておくと、迷ったときの助けになります。

順番を守ると、相手は最初の数行で用件を理解し、そのあとの文章で必要な情報を確かめられます。逆に、挨拶が長くて用件が最後に出てくると、受け取った側は何の連絡かが分からず、後回しにされてしまうこともあります。

文章の長さも大切です。長い文章を一度に書くより、段落を分けて、一つの段落には一つの話題を入れるほうが読みやすくなります。入力欄が一行しかない場合は、改行をせずに句点で文を区切り、続けて書いてください。

件名の付け方｜用件が一目で分かる言葉を入れる

件名のあるフォームでは、件名が受付の担当者にとって最初の手がかりになります。件名には、用件の種類と、相手の会社名や製品名を入れると、担当の振り分けがしやすくなります。「お願い」や「ご相談」だけの件名は、何の用件か分からず、後回しになりやすいので避けてください。

件名では、記号や感嘆符を重ねて目立たせようとしないことも大切です。目を引くための言葉は、かえって広告や迷惑メールのように見えてしまうことがあります。件名は短く、用件が分かる言葉で十分です。

件名の欄がないフォームでは、本文の最初の一文に用件を入れてください。件名の代わりになる文を最初に置くことで、件名がある場合と同じように、受け取った側が内容をすぐに判断できます。

場面ごとの例文｜製品・見積もり・資料・打ち合わせ・取材・採用

以下の例文は一例です。相手の会社の業種や、こちらの立場、これまでにやり取りがあったかどうかによって、言葉は変わります。〇〇の部分には、会社名や製品名などを入れてください。例文をそのまま使うのではなく、自分の言葉に直して使うと、気持ちが相手に伝わりやすくなります。

製品についての質問

製品の仕様や、導入の条件などを確かめたいときの例文です。知りたいことを具体的に書くと、相手も答えやすくなります。

見積もりの依頼

見積もりを依頼するときは、対象の範囲と希望の時期を書くと、相手が正確な見積もりを作りやすくなります。まだ決まっていない部分があれば、その旨も正直に書いておくと、相手と話を進めやすくなります。

資料の請求

資料を請求するときは、どの資料がほしいのか、そして送付の方法をどうしてほしいのかを書きます。送付先は会社の住所を書くことが多く、自宅の住所は、個人として送ってもらう必要がある場合だけ書いてください。

打ち合わせの相談

打ち合わせをお願いするときは、目的と、候補になる日時を書くと、相手が日程を調整しやすくなります。候補の日は一つだけでなく、いくつか挙げるのが親切です。

取材の依頼

取材をお願いする場合は、媒体の名前と、取材の目的、どのような形で記事になるのかを、はっきり書きます。掲載の前に内容を確かめてもらうかどうかは、媒体の方針に合わせて決め、約束できないことは書かないようにしてください。

採用についての質問

採用ページの募集について質問するときは、どの職種について聞きたいのかを書き、応募の前に確かめたい点を具体的に伝えます。履歴書や職務経歴書などの応募書類を、問い合わせフォームに書き込むことは避け、応募の方法は採用ページの案内に従ってください。

例文の長さは、用件によって変わります。質問なら短く、打ち合わせや取材なら、相手が検討しやすいように、目的や候補を入れると親切です。どの例文にも共通するのは、相手に何をお願いしたいのかが一文で分かることです。

個人として書くときと、会社の担当者として書くときの違い

同じ問い合わせでも、個人として書くか、会社の担当者として書くかによって、名乗り方と書く内容が変わります。個人として書くときは、所属を書かなくてもよいことが多いので、名前と連絡先、用件を簡潔に書きます。会社の担当者として書くときは、社名、部署名、役職、名前をそろえて書き、会社としての用件であることを明らかにします。

会社の担当者として書くときに気をつけたいのは、個人の用件を会社の名前で書いてしまわないことです。会社として問い合わせる内容であれば、上司や部署の了解を取ってから送るほうが安心です。社名は正式名称で書き、株式会社の位置を間違えないようにしましょう。

営業の目的で送る場合は、会社の担当者として書くのが普通です。その場合は、自分の会社が何を売りたいかを先に書くのではなく、相手にとって、その連絡がどんな意味を持つのかを考えてから書くと、受け取る側の印象がよくなります。

返事を待つときの考え方｜日数は言い切らない

問い合わせを送ったあと、返事をいつ受け取れるかは、会社ごとに違います。受付の人数や、問い合わせの内容によって時間がかかることもあるので、この記事では日数を言い切ることはしません。フォームに返信の目安が書かれている場合は、その案内に従ってください。案内がない場合は、少し余裕をもって待つのが基本です。

返事がないときは、まず、自分の送った内容と、迷惑メールの箱を確かめてください。自動返信が届いていれば、受付は完了しています。受付が確かめられたのに返事がない場合は、もう一度だけ、先の問い合わせの件だと分かるように短く送る方法があります。その際、同じ内容の文章を繰り返し送るのは避けてください。

返事を待つ間に、同じ会社の別の窓口にも問い合わせると、相手の社内で二重に対応することになり、かえって返事が遅れることがあります。一つの窓口で受け付けてもらい、返事を待つのが、お互いにとって負担の少ない進め方です。

気をつけること｜個人情報・同じ内容の連投・敬語・添付と機密

必要以上の個人情報は書かない

フォームには、名前や連絡先など必要な項目が並んでいますが、用件に関係のない個人情報まで書く必要はありません。生年月日や家族の情報、自宅の詳しい住所などは、用件に必要がなければ書かないのが基本です。会社の担当者として書く場合も、社員個人の情報を必要以上に書かないようにしましょう。

個人情報の扱いについては、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）で定められています。個人情報を扱う側は、利用目的をできる限り具体的に特定し、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて扱ってはならないとされています。個人情報保護委員会が公開している「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」で、詳しい内容を確かめられます（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/）。送る側としても、受け取る会社が何のために情報を使うのかを確かめ、必要な範囲にとどめることが大切です。本記事は法律相談ではないため、判断に迷うときは専門家へご相談ください。

同じ内容を何度も送らない

送信したあとに、画面に表示が出ないと不安になって、何度も送信ボタンを押してしまうことがあります。しかし、同じ内容が何通も届くと、受付の担当者は重複を確かめる手間が増え、本当に大事な問い合わせが埋もれてしまうおそれがあります。送信の前に内容を確かめ、送信後は画面の表示や自動返信を確かめる習慣をつけてください。

営業の目的で送る場合は、とくに注意が必要です。相手が一度断った場合や、受付から返事が来ない場合に、同じ内容で繰り返し送ることは、相手にとって迷惑になります。営業お断りの表示が見つかったら、その会社には送らないのが望ましい運用です。

敬語の使い方

敬語は、相手を敬う気持ちを言葉で表すものです。文化庁の「敬語の指針」（文化審議会答申）では、敬語はたくさん使えば丁寧になるというものではなく、相手や場面に応じて適度に使うことが大切だと示されています。また、「お読みになられる」のように、同じ種類の敬語を重ねた二重敬語は、一般に適切ではないとされています。ただし、語によっては習慣として定着しているものもあると説明されています（出典: 文化庁「敬語の指針（答申）」https://www.bunka.go.jp/seisaku/bunkashingikai/kokugo/hokoku/pdf/keigo_tosin.pdf）。

問い合わせでは、「ご確認させていただきます」「拝見させていただきました」のように、「させていただく」を重ねすぎないことも大切です。相手に依頼するときは、「〜いただけますと幸いです」「〜いただけますでしょうか」と書くと、丁寧で自然に伝わります。

一方で、敬語を使いすぎると、かえって堅苦しく見えたり、距離を感じさせたりすることもあります。相手の会社の雰囲気や、これまでのやり取りを考えて、言葉を選んでください。

添付ファイルと機密の情報

問い合わせフォームには、ファイルを添付する欄がないことも多く、添付できるかどうかはフォームごとに違います。資料や見積もりについて、相手に渡したい書類があるときは、添付ができるかを確かめ、できなければ、送付の方法を相談する一文を添えてください。

社外秘の情報や、取引先の機密にあたる内容は、フォームに書かないようにしてください。フォームの入力内容が、どの範囲の人に見られ、どこに保存されるのかは、送る側からは確かめにくい場合があります。機密にあたる情報は、正式な取引の中で、決められた方法で伝えるのが基本です。

送る前の確認の表｜送信ボタンを押す前に見直す

送信ボタンを押す前に、次の表の項目を一つずつ確かめてみてください。書き終わったあとに読み直すと、思い込みや誤字に気づきやすくなります。

送信したあとは、画面の表示や自動返信を確かめ、送った内容の控えを残しておくと、あとで問い合わせた内容を見返すときに役立ちます。

営業の目的で送る場合は、先に読んでおきたいページ

この記事は、ビジネスで会社に問い合わせるときの書き方を中心にしています。営業の目的で問い合わせフォームに送る場合は、相手の立場に立った書き方が、いっそう大切になります。営業で返信が来る文章の考え方は、営業屋のコラム「問い合わせフォームの書き方と例文10選｜営業で返信が来るテンプレ」にまとめています。フォーム営業の送り方のマナーについては、「フォーム営業マナー基準v1を公開｜迷惑にしない10のチェックリスト」を、件名の付け方については「【BtoB】営業メールの件名の書き方｜ダメな件名の特徴とテンプレート例文」を、あわせてご覧ください。企業リストの作り方が気になる場合は、「フォーム営業リストの作り方｜問い合わせフォームURL付き企業リストの手順」も参考になります。

営業の目的でメールを送る場合は、特定電子メール法の対象になることがあります。総務省と消費者庁の案内「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」によると、この法律は、広告宣伝のメールについて、原則としてあらかじめ同意した相手にだけ送れる「オプトイン方式」を定めています。あわせて、送信者の表示や、受信拒否の通知ができる旨の表示、受信拒否の通知を受けた相手への送信の禁止なども定められています。フォームで届かないときにメールで連絡する場合は、この点を確かめてください。案内の内容は改正で変わることがあるため、最新の条文は e-Gov法令検索などで確かめてください。本記事は法律相談ではないため、判断に迷うときは専門家へご相談ください。（出典: 総務省・消費者庁「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/d_syohi/pdf/m_mail_pamphlet.pdf）

フォーム送信を自動で行う場合

営業の目的で、多くの会社のフォームに一社ずつ送る作業が負担になっている場合は、ツールを使うという選択肢もあります。当社のアポジェネPROは、AIが一社ずつホームページを読んで文面を書き分け、問い合わせフォームに送るクラウド型のツールです。フォームで届かなければ、サイトに載っているメールアドレスへ自動で切り替えます。送らない会社を登録しておくNGリストで、送り先から外すこともできます。お試しにクレジットカードの登録は不要です。料金や条件は紹介ページでご確認ください。

ツールを使う場合も、送信するのは利用する会社自身です。特定電子メール法や送り先サイトの利用規約、営業お断りの表示への配慮は、利用する側で確かめていただく必要があります。

よくある質問（FAQ）